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遅ればせながら当社は電子契約化を推進します。
廃棄物処理の流れの中で契約書は様々な場面で発生いたします。
契約書、覚書、さらに三社間の契約書や多い時には四社間の契約書まで発生したりします。
わたしは個人的に当社にかかわるようになって人生で初めて、契約書に「戊」という文字をみました。
一瞬なんて読むんだっけと考えてしまうのも仕方なくないですか？ｗこたえはアレです、そうアレです。えと、、たぶん「ぼ」です
契約書の管理に手も場所も取られる恐ろしい状況よ、さようなら。
先述の通りなのですが、わたしたちの主幹事業である廃棄物処理のコンサルティングには
色々な場面で契約書が発生いたします。
ただ契約書を紙ベースで進めると慣れてしまうと、課題感には感じないですが
改めて考えるとロスあるよなぁと思う点が多く存在しているのも事実です
紙と印鑑による契約書が抱える問題点
１.やり取りが大変・・
排出事業者、収集運搬業者、処理業者でのやり取りに時間と手間がかかります。細かな部分でいうと
切手代も当然発生しますし積み重なると大きい額になってきます。利益をひっ迫する部分ともなってくるわけです。
２.管理が大変・・
契約書は保管を行い、監査法人からの提出・確認の依頼にも答えなければならず、保管と整理が必要となります
当社もお客様も個人商店様から上場企業様まで様々です。安全な事業運営のためにも管理の簡易化は必要だと思います。
２.収入印紙の費用・・
契約書には収入印紙が必要となります。店舗数も多く契約書の数も増える傾向にある貴社ではトータルでの印紙代は膨らみます
上記の問題はこれまでの紙ベースでの契約書の運用において、貴社のみならず発生している課題・問題点となっています。
当社でもやはり、業者間のやりとりや郵送の手間・コストは小さくない人的、金銭的コストの発生があることは事実です。
導入したら解決できる課題が多かった！
長く事業を続けていると、ある程度のことは常識化してしまって
改善できる課題であることを見逃しがちです。仕方ない反面、気づくことができれば成長のチャンスですよね。
わたしたちもこの電子契約化を進めることで、お客様、パートナ企業様にもメリットがあると判断したわけです。
さて、先述の課題はどう変化するのでしょうか？
電子契約化のメリット
１.コスト削減！
郵送代、印刷代は当然ですが、印紙代が場合によってはとても大きな削減要素になります。大きな規模の契約となった場合、数万円の印紙代が必要になることもあります。そうした場合も電子化により印紙代が不要となるのです。
２.工数削減！
契約書の締結はなんだかんだと時間がかかります。確認作業の時間や、人的ミスでのやり直しなど郵送の待ち時間などが多く発生し工数を膨らませてしまいます。電子化が進めばそうした時間を圧縮、また昨今で言うと印鑑を押すために出社するなども不要となります。
３.取引先も喜んでくれる！
認証はメールでおこなえます。スマホでみて承認するだけのフローですみます。
２番目にも記載しましたが捺印だけの出社がいらなくなったり、スムーズに行えることがメリットです。
契約書の物理的な管理からも解放されるため、契約量の多い企業様には必須です。
DX推進を求められるこれからの事業体に対応してまいります。
電子契約が浸透してどれくらいになるでしょうか、新しい技術とまでいかないものだと思いますが、
今年（２０２２年）５月に不動産業界でも電子契約が正式に導入されました。これからも多種多様な業態で
常識化してくることでしょう。印紙代めっちゃ高かったねん。そんな会話がされることになることは容易に想像できます。
わたしたちのDX化は契約書だけではありません。
自社の事業改善、パートナ様によりよいサービスを提供するためのシステム化など
廃棄物処理業界の中で常に成長を続けるためのチャレンジとチェンジに努めてまいります。
※電子契約システムの代理店というわけではございません笑 ですが興味をお持ちであればお気軽にご相談ください。